Tips Untuk Memaksimalkan Audit Internal ISO
melihat dengan kaca pembesar

Tips Untuk Memaksimalkan Audit Internal ISO

Audit Internal ISO adalah suatu pemeriksaan berkala dan terjadwal yang dilakukan oleh perusahaan untuk memastikan bahwa telah mematuhi prosedur yang terdokumentasi dalam Standar ISO. Sebagian besar perusahaan yang sudah Sertifikasi ISO jika ingin memastikan berjalan efisien atau tidaknya suatu Sistem Manajemen ISO harus mempertimbangkan untuk melakukan Audit Internal ISO secara teratur sebagai bagian dari proses operasionalnya, karena jadwal Audit Internal ISO adalah persyaratan kepatuhan terhadap Standar ISO.

Audit Internal ISO yang baik adalah audit yang dapat membantu perusahaan untuk memutuskan apakah suatu proses didokumentasikan secara akurat, diterapkan dengan benar, dan dipelihara secara efektif. Membuat serangkaian Audit Internal ISO yang dijadwalkan secara rutin dapat membantu perusahaan menemukan masalah yang dapat menyebabkan penyimpangan dari interpretasi “Best Practice” perusahaan itu sendiri.

Audit Internal ISO juga memungkinkan proses untuk diuji berkaitan dengan kesesuaian atau relevansinya. Oleh karena itu Audit Internal ISO dapat memfasilitasi peningkatan yang berkelanjutan dan memberikan peluang untuk meningkatkan sistem dan operasi organisasi yang efektif. Untuk melakukan Audit Internal ISO dengan benar, perusahaan harus memutuskan hal sbb:

  • Siapa yang akan melakukan Audit ISO dan kapan Audit ISO akan dilakukan?
  • Apa yang akan mereka audit?
  • Kepada siapa hasilnya akan dikomunikasikan.
  • Bagaimana cara untuk memastikan adanya tindakan korektif?

 

Kiat praktis untuk membantu memaksimalkan proses Audit Internal ISO
1. Mengatur Jadwal Audit ISO

Audit Internal ISO biasanya dijadwalkan setahun sekali tergantung pada proses yang diaudit dan harus mencakup semua aktivitas terutama yang relevan dengan sistem manajemen atau Standar ISO yang diimplementasikan. Perusahaan perlu mempertimbangkan pertanyaan-pertanyaan berikut:

  • Apakah ada prosedur atau proses rumit yang dapat dipisah dan diaudit secara individual?
  • Apakah ada aspek atau bidang yang memiliki sejarah masalah dan karenanya perlu pemeriksaan yang lebih sering atau terperinci?
  • Apakah pendekatan ‘langsung’ mengindikasikan perlunya Audit ISO yang lebih jarang?

 

Program Audit ISO harus mempertimbangkan status dan pentingnya proses dan area yang akan diaudit, serta hasil audit sebelumnya. Kriteria audit, ruang lingkup, frekuensi dan metode harus ditentukan. Pemilihan Auditor dalam pelaksanaan Audit Internal ISO harus memastikan obyektifitas dan ketidakberpihakan proses.

Audit Internal ISO tidak boleh dilihat sebagai perbaikan cepat, tetapi sebagai proses investigasi, analisis, dan peningkatan sistem manajemen yang berkelanjutan. Pendekatan terpadu untuk perbaikan beberapa audit adalah pendekatan yang lebih baik ketimbang pendekatan yang mencoba melakukan terlalu banyak pada satu waktu.

2. Menetapkan Tim Internal Auditor ISO

Idealnya Audit Internal ISO harus dilakukan oleh individu yang tidak memiliki kepentingan dalam, atau tanggung jawab langsung atas pekerjaan yang dilakukan di area yang diaudit. Karena ini memiliki manfaat tambahan untuk mengembangkan pemahaman tentang praktik dan masalah kerja masing-masing tim. Dalam organisasi ukuran kecil hal ini tidak selalu memungkinkan, sedangkan organisasi yang besar mungkin bisa memilih satu Auditor ISO untuk masing-masing departemen.

Auditor ISO tidak perlu memiliki pengetahuan spesialis atau teknis tentang proses yang diaudit, akan tetapi Auditor ISO harus memahami apa yang terlibat dalam proses Audit Internal ISO dan dapat menilai apakah proses yang terdokumentasi diikuti dengan benar. Seorang individu yang cocok untuk peran etis Audit Internal ISO memiliki pikiran terbuka, diplomatik, jeli, dan tegas.

Auditor ISO juga harus dapat menghasilkan bukti dan dokumentasi yang relevan untuk Audit Internal ISO. Auditor ISO akan sering berurusan dengan informasi khusus, sehingga harus dapat menjaga kerahasiaan dan kebijaksanaan.

3. Melaksanakan Audit ISO

Meskipun Audit Internal ISO adalah catatan formal, mereka harus dilakukan dalam suasana bersahabat. Audit Internal ISO harus menjadi kegiatan yang membangun, saling menguntungkan dan bukan cara untuk menjatuhkan orang. Audit Internal ISO memerlukan informasi dari berbagai sumber yang berbeda untuk mengkonfirmasi bahwa proses sedang diikuti dengan benar. Untuk mencapai ini, beberapa atau semua kegiatan berikut mungkin diperlukan:

  • Mempelajari prosedur yang diharapkan;
  • Prosedur mengamati sedang dilakukan;
  • Melihat catatan dan dokumen serupa;
  • Berbicara dengan anggota staf lainnya.

 

Hasil Audit Internal ISO harus dipresentasikan pada Rapat Tinjauan Manajemen, sehingga bagian dari proses ini adalah mengumpulkan bukti yang diperlukan dengan cara yang dapat segera ditinjau dan dianalisis. Supaya Audit Internal ISO dapat dilakukan dengan tertib dan sistematis, siapkan daftar periksa tentang proses apa yang harus ditinjau dan bukti apa yang perlu dikumpulkan. Penting untuk mempertimbangkan apakah area yang diaudit masih memenuhi persyaratan dan mencapai tujuannya, sehingga daftar periksa harus membantu auditor untuk menetapkan hal ini.

Sebelum memulai Audit Internal ISO, jelaskan kepada Auditee tujuan dari Audit Internal ISO dan bagaimana akan dilakukan dan dilaporkan. Pastikan informasi yang terdokumentasi terbaru untuk prosedur ini tersedia sehingga kedua pihak dapat merujuknya. Bersama-sama dengan pihak yang diaudit, periksa bukti yang terdokumentasi dan gunakan untuk mengevaluasi bagaimana kinerja proses dibandingkan dengan dokumentasi. Pastikan untuk mempertimbangkan tingkat kompetensi, kualifikasi, dan pelatihan staf. Penting juga untuk menentukan apakah proses / area yang diaudit masih relevan atau dibutuhkan.

Setiap masalah yang diidentifikasi harus didiskusikan dengan pihak yang diaudit dan bersama-sama menentukan program tindakan korektif dan preventif yang akan menentukan bagaimana tim / departemen dapat memperbaiki atau mencegah kejadian di masa depan (seperti pelatihan lebih lanjut, menyesuaikan proses, memperbarui dokumentasi, dll).

4. Mencatat Temuan

Bagian penting dari proses Audit Internal ISO adalah mencatat dan menyajikan hasilnya. Ada tiga bagian untuk proses ini:

Ketidaksesuaian: Masalah individual yang ditemukan selama proses Audit Internal ISO harus didokumentasikan sebagai ketidaksesuaian.

Tindakan tindak lanjut: Memverifikasi bahwa tindakan korektif atau pencegahan yang dibahas selama audit telah selesai dan pada tanggal yang disepakati. Dalam beberapa kasus hal ini mungkin belum tercapai dan mungkin perlu untuk memberikan perpanjangan waktu atau mengubah tindakan korektif.

Laporan ringkasan: Laporan ringkasan tentang temuan harus ditulis, mengkonfirmasikan temuan selama Audit Internal ISO, dan tindakan apa yang disepakati dengan pihak yang diaudit untuk mengatasi masalah tersebut. Laporan tersebut akan ditinjau dan dianalisis selama Rapat Tinjauan Manajemen sehingga masalah yang berulang dapat diidentifikasi dan peluang untuk ditingkatkan ditemukan, membantu mendorong peningkatan berkelanjutan dalam bisnis.

5. Mempertahankan Dokumentasi ISO

Bagian penting dari Audit Internal ISO adalah memastikan bahwa semua dokumen yang relevan dipelihara dengan benar. Yakni apakah prosedur yang terdokumentasi telah usang, telah diubah untuk mengatasi ketidaksesuaian, atau telah dihapus dari penggunaan karena tidak lagi membantu, perusahaan perlu memastikan bahwa manual / dokumentasi ditulis ulang untuk mencerminkan prosedur saat ini.

Auditor ISO dapat diminta untuk memperbaiki dokumentasi sendiri, atau untuk memverifikasi bahwa itu telah selesai oleh pihak yang diaudit. Apakah tanggung jawab untuk tugas ini adalah auditor atau pihak yang diaudit, hal itu harus didiskusikan dan disepakati selama Audit Internal ISO.

Index Artikel

Berbagai Macam Akreditasi ISO Penting untuk memilih badan sertifikasi yang terakreditasi dan terpercaya untuk memastikan bahwa sertifikasi ISO yang diterima ...
safety
OHSAS 18001 (Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja) ialah penilaian untuk sistem manajemen keselamatan dan kesehatan. Hal ini dimaksudkan untuk ...
cyber security
Ketika dunia global sedang menghadapi tantangan keamanan baru yang semakin berkembang, standar ISO/IEC 27001 yang bertujuan untuk melindungi kerahasiaan dan ...
profit
Bagaimana tepatnya untuk memaksimalkan profit? dan Bagaimana kita juga dapat meningkatkan kepuasan pelanggan? ...
teknologi informasi
ISO 20000 dan ISO 27001 ini memiliki banyak kesamaan, lebih tepatnya saling melengkapi. Di sisi lain juga memiliki perbedaan, sehingga ...
tiga arah
Pemikiran berbasis risiko adalah sesuatu yang semua orang lakukan secara otomatis dan seringkali secara tidak sadar, misalnya, seseorang akan melihat ...
bersemangat
Seringkali Manajer bertanya-tanya mengapa karyawan tidak dapat melakukan sesuai apa yang mereka harapkan, sehingga mereka harus memikul sebuah kesalahan yang ...
diagram proses
Pendekatan BPM melibatkan evaluasi proses secara terus-menerus dan mencakup tindakan untuk memperbaiki keseluruhan arus proses, ini semua mengarah kepada siklus ...
gudang pabrik
GMP menyediakan sistem proses, prosedur dan dokumentasi untuk memastikan suatu produk memiliki identitas, kekuatan, komposisi, kualitas dan kemurnian yang muncul ...
hazard
HACCP memberikan sistem biaya yang efektif untuk mengendalikan keamanan pangan bagi perusahaan, mulai dari bahan hingga produksi, penyimpanan dan distribusi ...
gear
PAS 99:2012 memberikan kesempatan organisasi untuk mendapatkan lebih banyak manfaat tanpa harus mengeluarkan investasi waktu dan biaya tambahan ...
tumpukan dokumen
Standar ISO 9001 versi 2015 jauh lebih fleksibel dalam persyaratan dokumentasi. Disini akan sebutkan jenis-jenis dokumen yang diuraikan dalam standar ...
melihat dengan kaca pembesar
Audit Internal ISO yang baik adalah audit yang dapat membantu perusahaan untuk memutuskan apakah suatu proses didokumentasikan secara akurat, diterapkan ...
project management
Manajemen proyek yang tepat dapat mempertahankan visi dan tujuan proyek, mendukung tugas dan sasaran audiensi, mengelola sumber daya yang tersedia ...
intelijen
Business Intelligence dapat digunakan oleh perusahaan untuk mendukung berbagai keputusan bisnis mulai dari operasional hingga strategis. Keputusan operasi dasar meliputi ...
korupsi
Masalah yang terjadi pada praktik bisnis yang paling sering dilaporkan adalah penyuapan, korupsi, penipuan dan pencucian uang. Tindak korupsi terjadi ...
mutu
Total Quality Management dapat diringkas sebagai sistem manajemen untuk organisasi yang berfokus pada pelanggan yang melibatkan semua karyawan dalam perbaikan ...
sukses juara
Penghargaan didefinisikan sebagai ganjaran yang diberikan untuk memotivasi para karyawan agar produktivitasnya tinggi. Setiap perusahaan membutuhkan strategi dalam sistem penghargaan ...
runtuh
Ada banyak faktor menyebabkan kegagalan bisnis, berikut ini adalah penyebab umum mengapa suatu bisnis menjadi tidak berhasil ...
risiko
Manajemen risiko melibatkan pemahaman, analisa dan penanganan resiko untuk membuat organisasi memastikan mencapai tujuan mereka, oleh karena itu harus proporsional ...
prinsip
ISO 9001:2015 diterbitkan untuk memperbaharui sistem manajemen mutu sebelumnya. ISO 9001:2015 didasarkan pada tujuh prinsip manajemen mutu berikut ...
revisi
Pada tulisan kali ini kami akan merinci apa yang berubah pada klausul dari ISO 9001:2015 dibandingkan seri ISO sebelumnya yakni ...
target
Dengan melaksanakan implementasi ISO, organisasi akan mampu melaksanakan praktek kerja secara lebih efisien dan organisasi mampu berfokus pada tujuan bisnis ...
daur ulang sampah
Minimalisasi limbah mengacu pada strategi yang bertujuan untuk mencegah pembuangan melalui hulu, di sisi produksi, strategi ini berfokus pada pemanfaatan ...
encrypt
Setiap organisasi memiliki beberapa bentuk informasi yang sensitif, untuk melindungi informasi yang bersifat sensitif seperti informasi pembayaran pelanggan, data karyawan ...
kontrak
Memenangkan sebuah tender tidaklah selalu mudah terlebih dengan banyaknya pesaing-pesaing bisnis yang bergerak di bidang yang sama. Berikut adalah kiat-kiat ...
tangga
Mencapai sertifikasi standar seperti ISO 9001 atau ISO 14001 cukuplah muda. Untuk membantu organisasi yang baru untuk proses pelaksanaan, dalam ...
kerja
Pekerja dengan kinerja yang rendah merupakan masalah serius bagi sebuah organisasi apapun, hal ini membuat perusahaan mencari cara yang inovatif ...
aset
Meningkatkan Nilai Bisnis dengan Manajemen Aset Berbagi informasi dengan menggunakan teknologi untuk menganalisa risiko dan persyaratan setiap aset semakin menjadi ...
tumbuh
Mengembangkan bisnis bukanlah hal yang mudah dan seringkali membuat pengusaha berpikir keras untuk menjalankannya, berikut adalah langkah untuk membantu pengusaha ...
wanita pebisnis
Pengusaha sebagai seseorang yang selalu mencari perubahan, merespon dan mengeksploitasi sebagai sebuah kesempatan bisnis. Inovasi adalah alat dari seorang pengusaha ...
sepakat
Menggunakan konsultan memiliki banyak manfaat, tapi sebelum membahas manfaat ini sangat penting bahwa kita terkadang tidak mengetahui beberapa hal tentang ...
pekerja bangunan
keselamatan kerja merupakan rangkaian usaha untuk menciptakan suasana kerja yang aman dan tentram bagi para karyawan yang bekerja di perusahaan ...
guru
Lembaga pendidikan merupakan suatu lembaga yang senantiasa diperlukan oleh masyarakat sepanjang masa,namun tidak semua lembaga pendidikan diminati masyarakat, ada beberapa ...
mutu
Manajemen mutu adalah gabungan semua fungsi manajemen, semua bagian dari suatu perusahaan dan semua orang ke dalam falsafah holistik yang ...
pilar
Prinsip-prinsip manajemen mutu yang fundamental mengenai, norma, aturan dan nilai-nilai yang diterima dan dapat digunakan sebagai dasar untuk manajemen mutu ...

Quotes

Slide 1
HENDRA GUNAWAN S.E
Consulting Director

"Setiap langkah besar selalu dimulai dengan langkah pertama."

Slide 2
IGUH RAHMAN M.KKK
Senior Consultant

"Konsultan terbaik mengajukan pertanyaan tepat, mendengarkan secara aktif, dan memberikan solusi yang disesuaikan dengan kebutuhan."

Slide 3
LUSHIANA S.E
Lead Auditor

"Kunci dasar dari keberhasilan audit adalah objektivitas."

Share