Tips dan Cara Memenangkan Tender

Sebagian besar perusahaan melakukan tender dalam melakukan pengembangan bisnis atau untuk terus bekerjasama dengan pemasok. Baik di sektor publik maupun swasta, tender adalah cara paling umum untuk mengamankan sebuah proyek. Kita mengetahui bahwasanya tender adalah sebuah persaingan, dan calon pembeli tender yang paling menguntungkan secara ekonomi akan dipilih melalui proses tender untuk bekerjasama dengan penjual atau pemilik tender dalam sebuah kontrak. Memenangkan sebuah tender tidaklah selalu mudah terlebih dengan banyaknya pesaing-pesaing bisnis yang bergerak di bidang yang sama. Berikut adalah kiat-kiat supaya memperoleh kemenangan atas tender proyek.

1. Melakukan perencanaan

Hal pertama untuk memulai proses tender adalah dengan mengidentifikasi peluang tender dengan benar. Sebagai calon pembeli tender, Anda harus melakukan peninjauan menyeluruh terhadap tender untuk menentukan peluang keberhasilan. Pada tahap ini, Anda disarankan untuk mengevaluasi kemungkinan pesaing serta memilih spesifikasi dan tujuan strategis, untuk menentukan apakah ini merupakan kontrak yang menguntungkan atau tidak. Anda harus memiliki semua dokumentasi yang terbaru dan memastikan ulang sebelum mengirimkan penawaran. Mengirimkan penawaran sering memakan waktu lebih lama dari yang diperkirakan, untuk lebih aman maka Anda harus mengirimkan satu atau dua hari sebelum waktunya.

2. Mempromosikan manfaat

Ketika membuat penawaran, calon pembeli tender harus menjelaskan apa saja yang akan dikerjakan, menjabarkan proses, biaya dan lama pengerjaan proyek. Tetaplah untuk fokus kepada calon klien, tanyakan tentang kebutuhan mereka dan bagaimana memecahkan masalah mereka. Cari tahu apa yang dibutuhkan oleh calon klien, dan apa yang penting bagi mereka. Berikan bukti keahlian dan pengalaman untuk meyakinkan calon klien terutama jelaskan apa yang akan mereka dapatkan dari perusahaan Anda dan yang tidak didapatkan dari orang lain.

3. Memberikan kontribusi positif

Dalam rangka melaksanakan pekerjaan yang diperlukan oleh tender, perusahaan Anda mungkin perlu untuk mempekerjakan staf tambahan supaya proyek dapat selesai tepat waktu. Ini artinya Anda telah menciptakan lapangan kerja yang memiliki dampak sosial yang nyata di tengah masyarakat. Anda bisa membantu seseorang belajar keterampilan baru atau membantu untuk meningkatkan lapangan kerja. Dengan menjelaskan dampak positif tersebut maka Anda memiliki kesempatan untuk memenangkan tender yang jauh lebih baik dari pesaing yang tidak mempertimbangkan hal ini.

4. Membuktikan keunggulan

Pernyataan saja mungkin tidaklah cukup, Anda perlu memberikan dengan contoh-contoh, statistik, penghargaan yang telah didapatkan, grafik, informasi pendukung atau apa pun yang membuktikan bahwa Anda dapat melakukan apa yang Anda katakan, jangan berasumsi bahwa calon pembeli hanya ingin mendengar sekedar perkataan saja. Seringkali calon pembeli mensyaratkan pemasok harus sudah tersertifikasi oleh Badan Sertifikasi ISO.

5. Menanggapi secara langsung

Selalu menyesuaikan tanggapan untuk tawaran tertentu, luangkan waktu Anda untuk membaca dan menjawab pertanyaan mereka karena setiap tender berbeda dan begitu juga setiap calon klien. Jika Anda tidak yakin apa yang ditanyakan oleh calon klien maka selalu ada kesempatan untuk mengajukan pertanyaan kepada mereka. Semakin banyak Anda tahu tentang calon klien semakin lebih baik Anda akan menjawab pertanyaan-pertanyaan di tender dokumen.

6. Membentuk tim

Jika Anda seorang pengusaha start-up mungkin tidak layak untuk membuat tim. Namun, untuk perusahaan besar, ada beberapa pertanyaan yang mungkin akan ditanyakan ketika mempersiapkan penawaran. bentuklah tim yang Anda tahu akan mampu menanganinya, sebuah tim bersama-sama menangani isu-isu yang akan terjadi. Jelaskan kekuatan tim yang dibentuk, mungkin anggota tim memiliki pengalaman bekerja sebelumnya dengan otoritas di bidang tertentu, oleh karena itu berikan rincian ini dalam tanggapan Anda karena sebuah tim yang kuat pasti akan membantu menyusun tawaran yang kuat.

7. Mempertimbangkan harga

Salah satu kesalahan paling umum yang dibuat dalam proses tender adalah ketika pemasok menganggap bahwa tawaran termurah akan selalu menang. Harga dibawah standar benar-benar bisa membahayakan peluang kemenangan, jika dengan sengaja memberi harga di bawah standar maka Anda akan memiliki resiko dipandang kurang kredibilitas. Anda bisa menempatkan diri dalam bahaya karena tidak mampu menjalankan tender dengan anggaran yang ditetapkan, dan dapat memberikan kesan bahwa harga rendah mencerminkan kualitas rendah.

8. Memastikan sudah sempurna

Melakukan koreksi atas segala sesuatu sebelum Anda mengirimkan tawaran adalah hal yang baik. Setelah semua usaha yang telah dituangkan ke dalam penawaran, akan menjadi kesan buruk jika ada kesalahan ketik atau tata bahasa yang buruk yang bisa merusak tender, oleh karena itu selalu pertimbangkan bahasa yang digunakan, bagaimana cara mempresentasikan produk dan bagaimana produk akan disajikan.

9. Mengirimkan secara langsung

Mengirimkan penawaran melalui email atau internet mungkin memang memudahkan pekerjaan akan tetapi tidaklah selalu menguntungkan, seringkali email terlewatkan dibandingkan jika Anda mengirimkannya secara langsung.

10. Memastikan tepat waktu

Pastikan penawaran dikirimkan tepat waktu karena tidak mungkin bahwa organisasi akan mempertimbangkan tawaran Anda jika tiba setelah waktu penutupan. Jangan menunggu sampai menit terakhir untuk mengirimkan proposal, akan lebih baik jika mengirimkannya lebih awal.