Langkah Supaya Implementasi ISO Berhasil

Setiap organisasi harus menyadari pentingnya Proses Sertifikasi ISO yang mampu memberikan manfaat maksimal kepada organisasi, Sertifikasi ISO memastikan bahwa Standar yang diterapkan mampu meningkatkan nilai bisnis tidak hanya untuk 1 set prosedur dimana karyawan akan menemukan kesulitan untuk mengelolanya.

Standar ISO tidak hanya cocok bagi organisasi besar saja namun juga organiasasi kecil akan mendapatkan keuntungan dalam menghemat waktu dan biaya serta meningkatkan efisiensi, dan pada akhirnya meningkatkan hubungan yang baik dengan pelanggan.

Dengan melaksanakan implementasi ISO, organisasi akan mampu melaksanakan praktek kerja secara lebih efisien dan organisasi mampu berfokus pada tujuan bisnis organisasi dalam mencapai sebuah sistem yang akan membantu dan mendukung semua staf serta meningkatkan kepuasan pelanggan. Berikut ini adalah langkah-langkah supaya implementasi suatu ISO dapat diterapkan dengan baik

1. Komitmen Manajemen Puncak

Komitmen dan peranan Manajemen Puncak (Top Management) sangat penting dalam proses implementasi sistem ISO, karena akan lebih sulit untuk mempengaruhi perubahan di seluruh organisasi tanpa adanya komitmen dari Manajemen Puncak. Manajemen Puncak adalah garis pertama dan tertinggi pada jenjang level manajemen yang mengendalikan organisasi pada sebuah perusahaan. Manajer Senior secara aktif terlibat dalam proses bisnis yang terkait dengan sistem manajemen yang ingin diterapkan (dalam hal ini ISO) serta menyetujui sumber daya yang berkaitan.

2. Analisis kesenjangan proses

Analisis kesenjangan melibatkan perbandingan kinerja aktual dengan kinerja yang dipersyaratkan oleh Standar ISO, lakukan ulasan mengenai kebijakan sistem, prosedur dan proses yang sebelumnya telah dijalankan dan bandingkan dengan sistem manajemen yang sedang diterapkan. Standar ISO memungkinkan organisasi untuk menjaga dan menyempurnakan sistem, prosedur dan proses yang sudah berjalan sebelumnya. Organisasi harus memanfaatkan investasi, sumber daya serta teknologi yang ada dengan sebaik-baiknya supaya dapat menghasilkan potensi yang diidealkan.

3. Lakukan komunikasi internal

Pastikan Manajer Senior memiliki komunikasi internal dan proses yang baik didalam organisasi, karyawan perlu terlibat secara langsung dan diberikan informasi mengenai apa yang telah dan sedang dilakukan oleh organisasi dalam implementasi sistem yang sedang dijalankan. Memastikan bahwa karyawan di dalam perusahaan mengetahui arti implementasi ISO adalah kunci utama agar semuanya berjalan lancar.

4. Bentuk Tim ISO

Sangat penting bahwa staf dalam organisasi tidak bekerja sendirian, akan tetapi staf bekerja sebagai tim untuk kepentingan organisasi. Manajemen Puncak bertanggung-jawab membangun tim ISO dalam organisasi perusahaan serta memberikan pemahaman dan pengetahuan tentang bagaimana suatu departemen / divisi dapat bekerja satu sama lain.

5. Komunikasi Pemangku Kepentingan

Pemangku Kepentingan (Stakeholder) yang merekomendasikan sistem manajemen ISO memiliki dampak luas bagi sebuah organisasi. Hubungan organisasi perusahaan dengan Pemangku Kepentingan dibangun berdasarkan konsep kebermanfaatan yang membangun kerjasama untuk bisa menciptakan kesinambungan bisnis, oleh sebab itu dibutuhkan komunikasi yang baik dengan mereka untuk mendapatkan pengetahuan tentang bagaimana perbaikan dan pengembangan proses dapat dilakukan.

6. Tentukan jadwal

Buatlah lay-out yang jelas dan komunikasikan rencana / jadwal mengenai kegiatan dan jangka waktu proses implementasi Sistem Manajemen ISO, pastikan semua orang di dalam organisasi mengerti peran mereka masing-masing dalam pelaksanaan implementasi sistem ini.

7. Manfaatkan teknologi informasi

Sebaiknya manajemen mempertimbangkan untuk menggunakan sistem informasi ataupun software untuk mengelola sistem dan melakukan dokumentasi secara lebih efisien. Ukuran kompleksitas dokumentasi suatu organisasi tergantung pada ruang lingkup sistem, ukuran organisasi, sifat kegiatan serta budaya.

8. Berikan penghargaan

Berikan kompetisi dan insentif untuk mendorong semangat misalnya insentif bagi yang pertama menyelesaikan Proses ISO. Buatlah suasana kerja yang menyenangkan karena akan meningkatkan semangat dan motivasi orang-orang didalam organisasi.

9. Selenggarakan Training ISO

Menggelar pelatihan atau Training ISO kepada staf organisasi sebelum melaksanakan Audit Internal dari sistem manajemen yang sedang diterapkan. Audit dapat membantu organisasi untuk mengetahui perkembangan dan pemahaman individu serta memberikan umpan balik yang positif untuk perbaikan pada potensi masalah dan peluang.

10. Lakukan perbaikan kinerja

Terakhir yang paling penting, jika ada permasalahan atau conformity (kesesuaian) yang belum tercapai maka tanyakanlah kepada Konsultan ISO, sebab Konsultan ISO dapat membantu memberikan nasihat tentang strategi implementasi dan mampu meningkatkan sebuah nilai proses.

Bila anda membutuhkan Jasa Konsultan ISO profesional, berpengalaman, mudah, dan terjamin silahkan hubungi isokonsultindo. Kami memberikan garansi kelulusan 100% pada semua klien kami, silahkan klik Proposal ISO berikut.