8 Prinsip Manajemen Mutu

Prinsip-prinsip fundamental manajemen mutu mengenai norma aturan dan nilai-nilai yang diterima digunakan sebagai dasar untuk manajemen mutu.

Technical Committee 176 (Quality Management and Quality Assuransce) merumuskan 8 Prinsip Manajemen Mutu sebagai dasar dalam merevisi standar ISO 9000:2000.

8 Prinsip Manajemen Mutu ini dapat digunakan sebagai kerangka kerja dan pedoman peningkatan organisasi.

8 Prinsip Manajemen Mutu

Prinsip 1 : Fokus pada pelanggan

Perusahaan tergantung pada pelanggannya, oleh karena itu harus mengerti apa keinginan dari setiap pelanggan baik saat ini maupun masa yang akan datang.

Memahami setiap keinginan dan terus berusaha memenuhi harapan-harapan dari mereka.

Penerapan Prinsip 1:

• Meneliti dan memahami kebutuhan serta keinginan pelanggan.
• Memastikan bahwa sasaran organisasi sejalan dengan kebutuhan dan keinginan pelanggan.
• Mengkomunikasikan kebutuhan dan keinginan pelanggan ke seluruh orang-orang di organisasi.
• Mengukur tingkat kepuasan pelanggan kemudian mengambil tindakan dari hasil pengukuran tersebut.
• Mengelola hubungan secara sistematis dengan pelanggan.
• Membuat keseimbangan pendekatan antara kepuasan pelanggan dengan pihak-pihak yang berkepentingan lainnya seperti: pemilik modal, karyawan, pemasok, masyarakat dan pemerintah.

Prinsip 2 : Kepemimpinan

Pimpinan menetapkan atau membangun kesatuan arah dan tujuan organisasi untuk menciptakan dan memelihara lingkungan internal yang mendukung.

Sehingga sumber daya manusia sepenuhnya berupaya dalam mencapai tujuan dan sasaran-sasaran organisasi.

Penerapan khusus Prinsip 2:

• Menciptakan nilai kebersamaan, kejujuran dan model tugas yang etis pada semua tingkatan organisasi.
• Mempertimbangkan kebutuhan semua pihak yang berkepentingan termasuk pelanggan.
• Menetapkan dan memberikan penjelasan mengenai visi ke depan agar setiap orang mengerti akan tujuan dari organisasi.
• Memfasilitasi semua orang dengan sumber daya yang diperlukan (misalnya: pelatihan yang sesuai dengan bidang pekerjaan) dan memberikan kebebasan untuk bertindak dengan penuh tanggung jawab.
• Memberi semangat dan pengakuan terhadap konstribusi setiap orang.
• Menentukan dan mensosialisasikan sasaran yang menantang.

Prinsip 3 : Keterlibatan sumber daya manusia

Sumber daya manusia pada semua tingkatan adalah faktor penting dari suatu organisasi.

Keterlibatan secara penuh memungkinkan kemampuan mereka digunakan untuk tujuan dan keuntungan organisasi.

Penerapan khusus Prinsip 3:

• Mengupayakan setiap orang memahami pentingnya konstribusi dan peran mereka.
• Memberikan fasilitas agar setiap orang bebas berbagi pengetahuan dan pengalaman serta inovasi.
• Mengupayakan setiap orang mengetahui permasalahan kerja masing-masing dan termotivasi untuk menyelesaikannya.
• Mengajak semua orang supaya melihat peluang untuk meningkatkan kompetensi, pengetahuan dan pengalaman mereka.
• Membudayakan agar setiap orang secara terbuka mendiskusikan setiap permasalahan.
• Mengupayakan setiap orang mengenali batasan kinerja serta lingkup tanggung jawab mereka.

Prinsip 4 : Pendekatan proses

Hasil yang diupayakan tercapai dengan lebih efisien bila aktivitas dan sumber-sumber yang terkait diatur dengan baik sebagai sebuah alur proses.

Penerapan khusus Prinsip 4:

• Menganalisa dan mengukur kunci kemampuan dan aktivitas-aktivitas.
• Secara sistematis menentukan aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
• Mengupayakan agar proses lebih efektif dan efisien.
• Mengidentifikasi kunci aktivitas-aktivitas di dalam dan di antara fungsi-fungsi organisasi.
• Menekankan pada faktor-faktor seperti sumber daya, metode dan material untuk memperbaiki kunci aktivitas pada organisasi.
• Menghilangkan birokrasi serta fungsi-fungsi organisasi yang tugasnya saling menumpuk.
• Melakukan evaluasi risiko serta dampak aktivitas pada pelanggan dan pemasok ataupun pihak-pihak yang berkepentingan lainnya.

Prinsip 5 : Pendekatan sistem pada manajemen

Pengidentifikasian pemahaman dan pengelolaan suatu sistem dari proses-proses yang saling terkait untuk menghasilkan perbaikan-perbaikan yang objektif pada perusahaan dengan efektif dan efisien.

Penerapan khusus Prinsip 5:

• Penyusunan sistem untuk mencapai sasaran organisasi dengan lebih efektif dan efisien.
• Memberikan pemahaman yang baik pada tugas-tugas dan tanggung jawab yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan bersama serta mengurangi rintangan antar fungsi atau departemen.
• Memahami keadaan saling ketergantungan diantara proses-proses pada sistem.
• Melakukan pendekatan struktur yang harmonis dan terintegrasi dari proses-proses dengan tugas yang tidak saling tumpang tindih.
• Menentukan bagaimana aktivitas khusus dalam suatu sistem akan beroperasi.

Prinsip 6 : Perbaikan berkesinambungan

Perbaikan yang berkesinambungan harus menjadi pekerjaan yang tetap dari organisasi.

Penerapan khusus Prinsip 6:

• Melaksanakan perbaikan yang berkelanjutan pada produk, proses dan sasaran sistem.
• Menetapkan tujuan dan sasaran sebagai pedoman serta mengukur pencapaian untuk perbaikan yang berkesinambungan.
• Secara konsisten melakukan pendekatan organisasi untuk kelanjutan perbaikan dan pengembangan.
• Menyediakan sumber daya manusia untuk pelatihan terhadap metode dan alat perbaikan berkesinambungan.
• Memberi penghargaan dan pengakuan terhadap perbaikan.

Prinsip 7 : Pendekatan faktual sebagai dasar pengambilan keputusan

Keputusan yang efektif adalah yang berdasarkan analisa data dan informasi.

Penerapan khusus Prinsip 7:

• Mengnalisa data dan informasi dengan menggunakan metoda yang benar.
• Memastikan bahwa data dan informasi bersifat akurat dan dapat dipercaya.
• Menyediakan data yang dapat diakses oleh yang pihak membutuhkan.
• Membuat keputusan dan tindakan berdasarkan fakta analisa namun seiring dengan pengalaman intuisi.

Prinsip 8 : Hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok

Perusahaan dan pemasok nya merupakan hubungan yang saling membutuhkan.

Mempunyai kerjasama yang saling menguntungkan akan menciptakan nilai keberhasilan karena meningkatkan kemampuan kedua belah pihak.

Penerapan khusus Prinsip 8:

• Mengidentifikasi dan memilih kunci dari pemasok.
• Menyusun pengembangan bersama untuk fleksibilitas dan kecepatan dalam merespon perubahan kebutuhan pasar.
• Menetapkan hubungan yang seimbang antara keuntungan jangka pendek dengan mempertimbangkan keuntungan jangka panjang.
• Mensinergikan keahlian dan sumber daya secara berpasangan dengan pemasok.
• Berikan semangat dorongan dan penghargaan atas peningkatan dan prestasi pemasok.

Kesimpulan

8 Prinsip Manajemen Mutu ini membentuk dasar konseptual untuk Sistem Manajemen Mutu dan berfungsi sebagai dasar untuk Good Manufacturing Practices (GMP), Good Practices Clinical (GCP), dan Good Laboratory Practices (GLP) yang dibutuhkan oleh sebagian besar badan pengawas pemerintah.

8 Prinsip Manajemen Mutu ini tidak hanya menjadi tulang punggung Sistem Manajemen Mutu namun juga baik untuk dimasukkan ke dalam praktek di sebuah perusahaan.

Standarisasi pendekatan manajemen berbasis akan mengendalikan perbaikan secara global dan memberikan keunggulan proses sekurangnya untuk 10 tahun ke depan.

8 Prinsip Manajemen Mutu ini tidak terdaftar dalam urutan prioritas tergantung kepada kepentingan dari masing-masing organisasi, prinsip ini akan bervariasi dari organisasi ke organisasi dan dapat diharapkan untuk berubah seiring waktu.