Sistem Manajemen untuk Menunjang Kinerja Karyawan

Sering kali para manajer bertanya-tanya mengapa karyawan tidak dapat melakukan sesuai apa yang diharapkan, sehingga harus menanggung kesalahan yang dilakukan oleh karyawan. 

Alasannya adalah bahwa karena karyawan tidak tahu apa yang seharusnya dilakukan.

Seorang manajer memainkan peran penting dalam membantu karyawan mengetahui apa yang seharusnya dikerjakan dan bertanggung jawab pada saat melakukan pekerjaan yang tidak sesuai dengan keinginan.

Ciri atau tanda bahwa karyawan tidak tahu apa yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:

• Tugas yang tidak selesai tepat waktu.
• Menunda proyek  atau pekerjaan.
• Sering melakukan kesalahan.
• Sibuk pada pekerjaan yang tidak penting.
• Jumlah output yang tidak memuaskan.
• Hasil yang tidak memanfaatkan potensi keberhasilan.
• Keengganan untuk meminta bantuan.
• Sering beralasan dan gagal ketika diminta pertanggung jawaban.
• Kegagalan untuk memberikan laporan secara tepat waktu.

1. Menetapkan Tujuan dan Melibatkan Karyawan

Manajer akan berusaha merancang sistem manajemen terutama mengenai penetapan tujuan dan keterlibatan karyawan untuk mencapai keberhasilan.

Hal tersebut dilakukan dengan mengimplementasikan sistem manajemen yang efektif serta membantu karyawan dengan mengembangkan dan menerapkannya.

 Termasuk juga dalam:

• Membantu menetapkan tujuan keseluruhan untuk departemen dan unit kerja.
• Mengambil kepemilikan atas tujuan yang harus dipenuhi oleh perusahaan dan tujuan yang dapat ditetapkan secara subyektif.
• Mengkomunikasikan tujuan unit kerja atau memungkinkan karyawan untuk berpartisipasi dalam menetapkan tujuan.
• Melibatkan karyawan dalam menentukan bagaimana mereka akan mencapai tujuan.
• Membantu karyawan mengetahui apa yang harus diukur dan bagaimana melakukan pengukuran sehingga dapat dilihat bahwa mereka membuat kemajuan dalam mencapai tujuan.

2. Menunjuk Delegasi

Delegasi artinya perwakilan, mendelegasikan yaitu menunjuk salah satu orang.

Orang yang ditunjuk untuk didelegasikan berarti memiliki kemampuan yang terpercaya untuk menjalankan tugas dalam mengembangkan produktivitas dan kinerja bersama, termasuk:

• Mendelegasikan proyek dan aktivitas lain untuk membantu karyawan memenuhi tujuan departemen dengan menggunakan metode delegasi sistem manajemen yang efektif.
• Membantu karyawan untuk membuat rencana kerja secara keseluruhan dengan timeline yang akan ditinjau.
• Membagikan gambaran tentang hasil yang diinginkan sehingga manajer dan karyawan dapat berbagi visi.
• Menetapkan kriteria suatu keberhasilan.
• Melakukan pertemuan bersama karyawan untuk menilai kemajuan dan hambatan yang dihadapi.

3. Memberikan Pelatihan dan Pengembangan

Karyawan membutuhkan keterampilan dan alat supaya dapat berhasil dalam melakukan pekerjaan.

Dan manajer memikul banyak tanggung jawab untuk memastikan bahwa karyawan diberi kesempatan untuk mengembangkan keterampilan yang dibutuhkan.

Sebab itu pelatihan perlu dilakukan agar mereka dapat mencapai tujuan tersebut dan mengetahui apa yang seharusnya dikerjakan.

Manajer hendaknya menjaga komitmen dalam upaya pengembangan karyawan yang tertuang dalam rencana pengembangan kinerja.

Karena kemampuan untuk tumbuh dan berkembang sangat penting sebagai motivasi dan kesuksesan karyawan.

Melatih dan mengembangkan keterampilan karyawan dapat dilakukan setiap mingguan atau dalam pertemuan bulanan.

4. Memberikan Pengakuan dan Penghargaan

Pengakuan dan penghargaan adalah suatu bentuk feedback bagi karyawan yang paling  penting dan utama.

Penghargaan yang diberikan manajer kepada seorang karyawan akan menjadi umpan balik yang dapat menguatkan tindakan atau kebijakan lebih jauh bagi karyawan tersebut.

Jika karyawan diberikan penghargaan di waktu yang tepat mengenai jenis pencapaian yang ingin dilihat, kemungkinan besar karyawan tersebut akan mengulanginya prestasinya.

Pengambilan sebuah sample dilakukan oleh “Tim Komunikasi & Budaya” pada perusahaan menengah berupa survei kepuasan karyawan tahunan.

Tim tersebut tidak merasa puas dengan informasi yang diterima sebagai jawaban atas pertanyaan “Apakah perusahaan memperhatikan kesejahteraan karyawan?”.

Pada kesempatan lain, tim menyusun kuesioner kedua dan menemukan bahwa faktor nomor satu yang memengaruhi apakah karyawan merasa diperhatikan atau tidak oleh perusahaan adalah waktu interaksi dengan manajer.

5. Menerapkan ISO 9001 Sistem Manajemen Mutu

Sebenarnya semua hal diatas yang telah kami jelaskan, tercakup dalam ISO 9001 sistem manajemen mutu.

Sebab tujuan dari sistem manajemen mutu itu sendiri yaitu:

• menetapkan visi untuk karyawan.
• menetapkan standar bagi karyawan.
• membangun motivasi dalam perusahaan.
• menetapkan tujuan untuk karyawan.
• membantu melawan resistensi terhadap perubahan dalam organisasi.
• serta membantu mengarahkan budaya perusahaan.

Untuk informasi lebih jauh silahkan membaca post di bawah ini:

ISO 9001 – Sistem Manajemen Mutu