Sistem Manajemen untuk Menunjang Kinerja Karyawan

* Diterbitkan: 08/06/2021

Seringkali Manajer bertanya-tanya mengapa karyawan tidak dapat melakukan sesuai apa yang mereka harapkan, sehingga mereka harus memikul kesalahan yang dilakukan oleh karyawan, alasannya adalah bahwa karyawan tidak tahu apa yang seharusnya mereka lakukan. Manajer memainkan peran penting dalam membantu karyawan mengetahui apa yang seharusnya mereka lakukan serta bertanggung-jawab ketika melakukan pekerjaan tidak sesuai dengan keinginan. Tidak bisa dipungkiri bahwa kesalahan karyawan dapat disebabkan karena kegagalan sistem manajemen.

Penetapan Tujuan dan Keterlibatan Karyawan

Manajer akan berusaha merancang sistem manajemen terutama mengenai penetapan tujuan dan keterlibatan karyawan untuk mencapai keberhasilan. Para Manajer melakukan hal ini dengan menciptakan sistem manajemen yang efektif serta membantu karyawan dengan mengembangkan dan menerapkannya, termasuk:

1. Membantu menetapkan tujuan keseluruhan untuk departemen dan unit kerja.
2. Mengambil kepemilikan atas tujuan yang harus dipenuhi oleh perusahaan dan tujuan yang dapat ditetapkan secara subyektif.
3. Mengkomunikasikan tujuan unit kerja atau memungkinkan karyawan untuk berpartisipasi dalam menetapkan tujuan.
4. Melibatkan karyawan dalam menentukan bagaimana mereka akan mencapai tujuan.
5. Membantu karyawan mengetahui apa yang harus diukur dan bagaimana mengukur sehingga mereka dapat melihat bahwa mereka membuat kemajuan dalam mencapai tujuan.

Delegasi

Delegasi berarti perwakilan, mendelegasikan yaitu menunjuk salah satu orang, orang yang ditunjuk untuk didelegasikan berarti memiliki kemampuan yang terpercaya untuk menjalankan tugas dalam mengembangkan produktivitas dan kinerja bersama, termasuk:

1. Mendelegasikan proyek dan aktivitas lain untuk membantu karyawan memenuhi tujuan departemen dengan menggunakan metode delegasi sistem manajemen yang efektif.
2. Membantu karyawan untuk membuat rencana kerja keseluruhan dengan tanggal dan garis waktu kapan kiriman utama akan ditinjau.
3. Membagikan gambaran apa pun tentang hasil yang diinginkan sehingga Manajer dan karyawan dapat berbagi visi.
4. Menetapkan kriteria keberhasilan.
5. Melakukan pertemuan bersama karyawan pada tanggal yang ditentukan untuk menilai kemajuan dan hambatan yang dihadapi.

Pelatihan, Pendidikan, dan Pengembangan

Karyawan membutuhkan keterampilan dan alat supaya dapat berhasil dalam melakukan pekerjaan, pelatihan memainkan peran penting agar mereka dapat mencapai tujuan tersebut sehingga mengetahui apa yang seharusnya dilakukan. Manajer memikul banyak tanggung-jawab untuk memastikan bahwa karyawan diberi kesempatan untuk mengembangkan keterampilan yang mereka butuhkan.

Manajer hendaknya menjaga komitmen dalam mengembangkan karyawan yang tertuang dalam rencana pengembangan kinerja. Kemampuan untuk tumbuh dan berkembang sangat penting sebagai motivasi dan kesuksesan karyawan. Melatih dan mengembangkan keterampilan karyawan dapat dilakukan setiap mingguan atau dalam pertemuan bulanan.

Pengakuan dan Penghargaan

Pengakuan adalah bentuk umpan balik bagi karyawan yang paling besar, pengakuan yang tepat kepada seorang karyawan adalah umpan balik yang memperkuat tindakan yang ingin Manajer lihat lebih banyak dari karyawan tersebut. Jika karyawan diberi tahu, melalui pengakuan yang tepat waktu dan spesifik, tentang jenis tindakan yang ingin dilihat, kemungkinan besar karyawan tersebut akan mengulanginya prestasinya.

1. Memberikan pengakuan yang tepat waktu, dan yang memperkuat pembelajaran karyawan dan pencapaian tujuan.
2. Mengakui karyawan untuk melakukan apa yang Manajer inginkan.

Mengambil sebuah sample di perusahaan menengah, survei kepuasan karyawan setengah tahunan dilakukan. Tim Budaya dan Komunikasi tidak puas dengan jumlah informasi spesifik yang diterima sebagai jawaban atas pertanyaan, "Bagaimana perusahaan membuat Anda merasa bahwa mereka benar-benar memperhatikan kesejahteraan karyawan?"

Komite menyusun kuesioner kedua dan menemukan bahwa faktor nomor satu yang memengaruhi apakah karyawan merasa benar-benar diperhatikan oleh perusahaan, adalah waktu interaksi pribadi yang positif dengan manajer.

Apakah Manajer memiliki sistem manajemen ini? Apakah karyawan masih bertindak seolah-olah mereka tidak tahu apa yang harus mereka lakukan?

Tanda Bahwa Karyawan Tidak Tahu Apa yang Harus Mereka Lakukan

Berikut ini merupakan tanda-tanda bahwa karyawan masih tidak tahu apa yang seharusnya mereka lakukan, termasuk:

1. Tugas yang tidak selesai tepat waktu;
2. Menunda proyek/pekerjaan;
3. Sering melakukan kesalahan;
4. Fokus pada pekerjaan yang tidak penting dan sibuk;
5. Jumlah output yang tidak memuaskan;
6. Hasil yang tidak memanfaatkan potensi keberhasilan;
7. Keengganan untuk meminta bantuan;
8. Sering beralasan dan gagal ketika diminta pertanggungjawaban; dan
9. Kegagalan untuk memberi Manajer umpan balik yang tepat waktu.

Jika Manajer melihat tanda-tanda ini dari karyawan, mereka perlu memperkuat sistem manajemen yang dijelaskan di atas untuk melihat apa yang perlu ditambahkan agar lebih efektif.

ISO 9001 Sistem Manajemen Mutu

Sebenarnya, semua hal diatas yang sedikit telah kami jelaskan, tercakup dalam ISO 9001 sistem manajemen mutu, sebab tujuan dari sistem manajemen mutu itu sendiri yaitu: menetapkan visi untuk karyawan; menetapkan standar bagi karyawan; membangun motivasi dalam perusahaan; menetapkan tujuan untuk karyawan; membantu melawan resistensi terhadap perubahan dalam organisasi; serta membantu mengarahkan budaya perusahaan.

Sistem Manajemen Mutu merupakan gabungan semua fungsi manajemen, seluruh bagian dari suatu perusahaan dan semua orang ke dalam filosofi holistik yang dibangun atas dasar konsep kualitas, kerjasama, kinerja, dan kepuasan pelanggan.