Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah implementasi dari ilmu keterampilan, alat, dan teknik pada aktivitas proyek untuk memenuhi suatu persyaratan proyek.

Melibatkan perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian pekerjaan proyek untuk mencapai tujuan tertentu dalam cakupan waktu, biaya, dan sumber daya yang ditentukan.

Dasar-Dasar Manajemen Proyek

Manajemen proyek berfokus pada perencanaan dan pengorganisiran proyek dan sumber dayanya.

Termasuk mengidentifikasi dan mengelola siklus hidup yang akan digunakan dan menerapkannya ke dalam proses desain yang berpusat pada pengguna.

Juga termasuk membentuk tim proyek dan memandu tim secara efisien melalui semua fase sampai penyelesaian proyek.

Nilai Manajemen Proyek

Manajemen proyek yang tepat dapat mempertahankan visi dan tujuan proyek.

Juga dapat mendukung tugas dan sasaran audiensi, mengelola sumber daya yang tersedia secara efektif dan efisien, serta dapat menghindari risiko.

Manajemen proyek juga membantu tim untuk memahami tanggung jawab mereka masing-masing.

Juga membantu memberikan hasil yang diharapkan dan memberikan jadwal yang perlu diikuti bagi setiap orang untuk menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran.

Area dalam Manajemen Proyek

Bidang pengetahuan dalam manajemen proyek:

• Manajemen Terpadu;
• Manajemen Ruang Lingkup;
• Manajemen Waktu;
• Manajemen Biaya;
• Manajemen Mutu;
• Manajemen Sumber Daya Manusia;
• Manajemen Hubungan;
• Manajemen Resiko;
• Manajemen Pengadaan.

Membangun Tim dan Mendorong Komunikasi

Anggota tim dapat memenuhi satu peran atau dapat memenuhi banyak peran.

Sangat penting untuk mengidentifikasi bagaimana tim akan berkomunikasi dan berkolaborasi dengan satu sama lain terlepas dari ukuran tim.

Termasuk membahas:

• Pertemuan terencana / reguler.
• Seberapa formal nantinya.
• Apakah pertemuan akan diadakan secara langsung atau secara virtual.
• Bagaimana tim akan berbagi dan berkolaborasi dalam dokumen.
• Di mana dokumen akan disimpan dan bagaimana mereka akan dikendalikan.
• Alur kerja untuk keputusan dan persetujuan.

Fase Proyek, Siklus Hidup, dan Memasukkan Prinsip-Prinsip Desain Berorientasi Pengguna

Proyek biasanya dibagi menjadi beberapa fase dimana tiap fase menguraikan pekerjaan yang perlu dilakukan dan siapa yang terlibat.

Pada umumnya, agar suatu fase dianggap lengkap, kiriman spesifik harus telah diselesaikan dan diserahkan.

Beberapa tim proyek memilih untuk menerapkan pelacakan yang cepat ketika fase saling tumpang tindih.

Siklus hidup menentukan awal dan akhir sebuah proyek dan mewakili semua fase.

Ketika mendefinisikan siklus hidup proyek, tahap pertama (biasanya visi dan konseptual proyek) dicatat sebagai “Langkah Nol”.

Sebagian besar siklus kehidupan memiliki empat atau lima fase tetapi  bisa juga lebih.

Proses manajemen proyek dibagi menjadi 5 Fase atau dikenal juga dengan struktur Project Management Body of Knowledge (PMBOK):

1. Pembukaan;
2. Perencanaan;
3. Pelaksanan;
4. Pemantauan dan Pengendalian;
5. Penutupan.

Perencanaan Proyek

Sangat penting untuk memulai rencana proyek dengan persetujuan di awal sehingga dapat berfungsi sebagai titik referensi di seluruh proyek.

Ketika menguraikan sebuah rencana proyek, pastikan telah memasukan praktik terbaik dan metodologi desain yang berpusat pada pengguna.

Rencana proyek secara garis besar:

• Tujuan;
• Cakupan;
• Sumber Daya;
• Susunan Acara;
• Asumsi;
• Dependensi;
• Pengkajian Resiko dan
• Rencana Manajemen;
• Kontrol Perubahan.

Penjadwalan Proyek

Jadwal adalah bagian penting dari manajemen proyek karena akan membantu dalam mengukur kemajuan saat proyek berjalan.

Jadwal juga membantu menguraikan bagaimana setiap bagian anggota tim sesuai dengan gambaran keseluruhan dan menunjukkan ketergantungannya.

Jadwal mencerminkan siklus hidup yang dibagi menjadi kiriman dan titik kontak tertentu serta mendefinisikan apa yang perlu dilakukan dan siapa yang bertanggung jawab atas pekerjaan.

Pemahaman dasar-dasar diatas penting bagi siapa pun yang terlibat dalam pengelolaan proyek baik sebagai manajer proyek maupun anggota tim proyek.

Dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen proyek, peluang keberhasilan dapat ditingkatkan secara signifikan.