Langkah Supaya Implementasi ISO Berhasil

Setiap organisasi harus menyadari pentingnya sertifikasi ISO yang mampu memberikan manfaat secara maksimal.

Sertifikasi ISO memastikan bahwa sistem yang diterapkan mampu meningkatkan nilai bisnis tidak hanya untuk satu set prosedur dimana karyawan akan menemukan kesulitan untuk mengelolanya.

Sertifikasi ISO tidak hanya cocok bagi organisasi dengan skala besar saja, namun juga organisasi kecil juga akan mendapatkan keuntungan dalam menghemat waktu dan biaya.

Selain itu, sertifikasi ISO akan meningkatkan efisiensi dan pada akhirnya meningkatkan hubungan yang baik dengan pelanggan.

Dengan melaksanakan implementasi ISO, organisasi akan mampu melaksanakan praktek kerja secara lebih efisien.

Dan juga mampu untuk berfokus pada tujuan bisnis dalam mencapai sebuah sistem yang akan membantu dan mendukung semua staf serta meningkatkan kepuasan pelanggan.

Berikut ini adalah langkah-langkah supaya implementasi suatu ISO dapat diterapkan dengan baik.

1. Mendapatkan komitmen dari Manajemen Puncak

Komitmen dan peranan Manajemen Puncak (Top Management) sangat penting dalam proses implementasi sistem ISO.

Akan lebih sulit untuk mempengaruhi perubahan di seluruh organisasi tanpa adanya komitmen dari Manajemen Puncak.

Karena Manajemen Puncak merupakan garis pertama dan tertinggi pada jenjang level manajemen yang mengendalikan organisasi pada sebuah perusahaan.

Manajer Senior secara aktif terlibat dalam proses bisnis yang terkait dengan sistem manajemen yang ingin diterapkan (dalam hal ini ISO), serta menyetujui sumber daya yang berkaitan.

2. Melakukan analisis kesenjangan proses

Analisis kesenjangan (Gap Analysis) melibatkan perbandingan kinerja aktual dengan kinerja yang dipersyaratkan oleh sistem manajemen ISO.

Yaitu dengan melakukan ulasan mengenai kebijakan sistem, prosedur dan proses yang sebelumnya telah dijalankan dan bandingkan dengan sistem manajemen yang sedang diterapkan.

Standar ISO memungkinkan organisasi untuk menjaga dan menyempurnakan sistem, prosedur dan proses yang sudah berjalan sebelumnya.

Organisasi harus memanfaatkan investasi dan sumber daya serta teknologi yang ada dengan sebaik-baiknya supaya dapat menghasilkan potensi yang diidealkan.

3. Melakukan komunikasi internal

Memastikan Manajer Senior melakukan komunikasi internal dan proses yang baik didalam organisasi.

Dalam hal ini karyawan perlu dilibatkan secara langsung dan diberikan informasi mengenai apa yang telah dan sedang dilakukan oleh organisasi dalam implementasi sistem yang sedang dijalankan.

Untuk memastikan bahwa karyawan di dalam perusahaan mengetahui arti implementasi ISO adalah kunci utama agar semuanya berjalan lancar.

4. Membentuk Tim ISO

Sangat penting bahwa staf dalam organisasi tidak bekerja sendirian, akan tetapi bekerja sebagai tim untuk kepentingan organisasi.

Manajemen Puncak bertanggungjawab membangun Tim ISO di dalam organisasi perusahaan.

Selain itu, bertanggungjawab memberikan pemahaman dan pengetahuan tentang bagaimana suatu departemen dan divisi dapat bekerja satu sama lain.

5. Melakukan komunikasi dengan Pemangku Kepentingan

Pemangku Kepentingan (Stakeholder) yang merekomendasikan sistem manajemen ISO memiliki dampak besar bagi sebuah organisasi.

Dikarenakan hubungan organisasi perusahaan dengan Pemangku Kepentingan dibangun berdasarkan konsep kebermanfaatan yang membangun kerjasama untuk bisa menciptakan kesinambungan bisnis.

Oleh sebab itu dibutuhkan komunikasi yang baik dengan mereka untuk mendapatkan pengetahuan tentang bagaimana perbaikan dan pengembangan proses dapat dilakukan.

6. Menentukan jadwal

Membuat layout yang jelas dan melakukan komunikasikan rencana atau jadwal mengenai kegiatan dan jangka waktu proses implementasi sistem manajemen ISO.

Pastikan semua orang di dalam organisasi mengerti peran mereka masing-masing dalam pelaksanaan implementasi sistem ini.

7. Memanfaatkan teknologi informasi

Sebaiknya manajemen mempertimbangkan untuk menggunakan sistem informasi ataupun software untuk mengelola sistem dan melakukan dokumentasi secara lebih efisien.

Ukuran kompleksitas dokumentasi suatu organisasi tergantung pada ruang lingkup sistem, ukuran organisasi, sifat kegiatan serta budaya.

8. Memberikan penghargaan

Memberikan kompetisi dan insentif kepada staf untuk mendorong semangat, misalnya insentif bagi yang pertama menyelesaikan prosedur ISO.

Cobalah untuk membuat suasana yang menyenangkan di tempat kerja, karena akan meningkatkan semangat dan motivasi orang-orang didalam organisasi.

9. Menyelenggarakan pelatihan

Menggelar pelatihan audit internal ISO kepada staf organisasi sebelum pelaksanakan audit internal dari sistem manajemen yang sedang diterapkan.

Audit internal dapat membantu organisasi untuk mengetahui perkembangan dan pemahaman individu serta memberikan umpan balik yang positif untuk perbaikan pada potensi masalah dan peluang.

10. Melakukan perbaikan kinerja

Terakhir yang paling penting, jika ada permasalahan atau ketidaksesuaian (nonconformity) yang belum tercapai maka tanyakanlah kepada Konsultan ISO.

Sebab Konsultan ISO dapat membantu memberikan nasihat tentang strategi implementasi dan mampu meningkatkan sebuah nilai proses.

Bila anda membutuhkan Jasa Konsultan ISO profesional berpengalaman, mudah dan terjamin silahkan hubungi isokonsultindo.

Kami memberikan garansi kelulusan 100% pada semua klien kami, silahkan klik Proposal ISO berikut.