Tips dan Cara Memenangkan Tender

Sebagian besar perusahaan melakukan tender untuk melakukan pengembangan usaha atau untuk dapat terus bekerjasama dengan supplier.

Baik di sektor publik maupun swasta, tender adalah cara paling umum untuk mengamankan suatu proyek.

Kita mengetahui bahwasanya tender adalah sebuah persaingan.

Umumnya, peserta yang paling menguntungkan secara ekonomi akan dipilih melalui proses tender untuk bekerjasama dengan pemilik tender dalam suatu kontrak kerja sama.

Memenangkan sebuah tender tidaklah selalu mudah terlebih dengan banyaknya pesaing-pesaing bisnis yang bergerak di bidang yang sama.

Berikut adalah kiat-kiat supaya memperoleh kemenangan atas tender proyek.

1. Melakukan perencanaan

Hal pertama untuk memulai tender adalah dengan mengidentifikasi peluang dengan benar.

Sebagai calon peserta, kita harus melakukan peninjauan menyeluruh terhadap persyaratan dan ruang lingkup tender untuk menilai peluang keberhasilan.

Pada tahap ini, kita disarankan untuk mengevaluasi kemungkinan dari para pesaing.

Serta memilih spesifikasi dan tujuan strategis, untuk menentukan apakah merupakan kontrak yang akan menguntungkan atau tidak.

Kita harus memiliki semua dokumentasi yang terbaru dan memastikan ulang sebelum mengirimkan penawaran.

Sebab mengirimkan penawaran sering memakan waktu lebih lama dari yang diperkirakan, supaya aman maka sebaiknya mengirimkan satu atau dua hari sebelum waktunya.

2. Mempromosikan manfaat

Ketika kita membuat sebuah penawaran, calon peserta atau pembeli tender harus menjelaskan apa saja yang akan dikerjakan.

Juga menjabarkan proses, biaya dan lama pengerjaan proyek secara detail.

Disarankan untuk tetap fokus dan mencari tahu apa yang dibutuhkan oleh calon klien, kemudian tanyakan tentang kebutuhan mereka dan bagaimana solusinya.

Berikan bukti keahlian dan pengalaman untuk meyakinkan calon klien, terutama jelaskan apa yang akan mereka dapatkan dari perusahaan kita dan yang tidak didapatkan dari perusahaan lain.

3. Memberikan kontribusi

Dalam rangka melaksanakan pekerjaan yang diperlukan oleh tender, mungkin diperlukan untuk mempekerjakan karyawan tambahan supaya proyek dapat selesai tepat waktu.

Yang berarti bahwa kita telah menciptakan lapangan kerja yang memiliki dampak sosial yang nyata di tengah masyarakat.

Kita bisa membantu orang lain belajar keterampilan baru atau membantu untuk meningkatkan lapangan kerja.

Dengan menjelaskan dampak positif tersebut diatas, maka kita memiliki kesempatan lebih tinggi untuk memenangkan tender dari perusahaan pesaing yang tidak mempertimbangkan hal ini.

4. Membuktikan keunggulan

Jangan berasumsi bahwa pemilik tender hanya ingin mendengar sekedar perkataan saja.

Memberikan sebuah pernyataan saja tidaklah cukup, kita perlu memberikan dengan contoh konkrit dengan menunjukan daftar klien yang sudah ditangani.

Atau bisa berupa penghargaan, grafik dan informasi pendukung atau apa pun yang membuktikan bahwa kita dapat melakukan pekerjaan dengan baik.

Seringkali pemilik tender mensyaratkan calon atau peserta tender harus sudah bersertifikat atau tersertifikasi oleh Badan Sertifikasi ISO.

5. Menanggapi secara langsung

Selalu meluangkan waktu untuk membaca dan menjawab setiap pertanyaan dari mereka, karena setiap tender berbeda dan begitu juga setiap calon klien.

Jika kurang mengerti dengan apa yang ditanyakan oleh calon klien, maka selalu ada kesempatan untuk mengajukan pertanyaan kepada mereka.

Semakin banyak kita tahu tentang calon klien semakin lebih baik untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan yang ada pada tender.

6. Membentuk tim

Ada beberapa pertanyaan yang mungkin akan ditanyakan ketika menyiapkan penawaran, maka sebaiknya untuk membentuk suatu tim yang akan mampu menanganinya.

Sebuah tim secara bersama-sama akan mampu menangani isu-isu yang akan terjadi.

Jelaskan kekuatan tim yang dibentuk, mungkin anggota tim memiliki pengalaman bekerja sebelumnya di bidang tertentu.

Oleh karena itu berikan rincian tersebut, karena sebuah tim yang kuat pasti akan membantu menyusun penawaran yang kuat.

7. Mempertimbangkan harga

Salah satu kesalahan paling umum yang dibuat dalam proses tender adalah ketika kita menganggap bahwa tawaran termurah akan selalu menang.

Harga dibawah standar benar-benar dapat membahayakan peluang kemenangan.

Jika dengan sengaja memberi harga di bawah standar maka akan memiliki risiko untuk dipandang tidak kredibel.

Akan sangat berbahaya jika tidak mampu menjalankan tender dengan anggaran yang sudah ditetapkan.

Juga dapat memberikan kesan bahwa harga rendah mencerminkan kualitas rendah.

8. Memastikan kelengkapan

Melakukan pengecekan dan koreksi atas segala sesuatu sebelum mengirimkan penawaran adalah hal yang baik.

Setelah semua usaha yang telah dilakukan, akan berkesan buruk jika ada kesalahan kata atau tata bahasa yang kurang sesuai yang bisa merusak penawaran.

Oleh sebab itu selalu pertimbangkan bahasa yang digunakan, atau bagaimana cara mempresentasikan produk dan bagaimana produk akan disajikan.

9. Mengirimkan secara langsung

Mengirimkan penawaran melalui email atau internet mungkin memang memudahkan pekerjaan akan tetapi tidaklah selalu menguntungkan.

Seringkali email terlewatkan dibandingkan jika kita mengirimkannya secara langsung.

10. Memastikan tepat waktu

Yang terakhir kita perlu memastikan penawaran dikirimkan dengan tepat waktu.

Karena tidak mungkin bahwa perusahaan akan mempertimbangkan penawaran dari kita jika baru dikirimkan setelah waktu penutupan.

Jangan menunggu sampai menit terakhir untuk mengirimkan proposal, akan lebih baik jika mengirimkannya lebih awal.