Business Process Management

Business Process Management (BPM) adalah pendekatan manajemen yang digunakan untuk mendeskripsikan dan memodelkan serta mengoptimalkan proses bisnis.

Pada dasarnya, semua yang kita lakukan adalah bagian dari suatu proses, ada yang rumit dan ada yang mudah.

Memahami hal-hal ini dan mendokumentasikannya dengan benar akan memberikan dasar yang dapat digunakan untuk melakukan analisis dan perbaikan.

BPM membangun jembatan antara berbagai proses bisnis dan membentuk dasar inisiatif organisasi dan teknologi informasi yang bertujuan untuk meningkatkan rantai nilai tambah di dalam perusahaan dan antara perusahaan dan supplier.

BPM juga mampu menunjang Supply Chain Management (SCM), Customer Relationship Management (SRM), Enterprise Resource Planning (ERP), dan Business Intelligence (BI).

Tujuan BPM adalah untuk terus meningkatkan proses bisnis yang mencakup bagaimana kita mempelajari, mengidentifikasi, mengubah, dan memantau proses bisnis untuk memastikan kinerjanya berjalan lancar dan dapat ditingkatkan dari waktu ke waktu.

Saat menilai kualitas suatu proses, kita akan menelusuri efektivitas dan efisiensi.

Efektivitas adalah pengiriman ke pelanggan dengan kualitas, biaya, dan waktu yang tepat.

Sedangkan efisiensi adalah jumlah sumber daya yang dikonsumsi dalam memengaruhi pengiriman tersebut.

Proses bisnis bersifat dinamis dan kompleks dan harus memperhitungkan hubungan internal dan eksternal.

BPM memberikan proses fungsional yang dapat dikoordinasikan dan diotomatisasi. Dalam lingkup BPM, proses dapat dimodelkan dan kemudian disesuaikan dengan persyaratan perusahaan atau rekan bisnis.

Dalam hal ini, kemampuan untuk selalu beradaptasi dengan kondisi yang sering berubah memainkan peran kunci terhadap situasi bisnis baru dikarenakan tingkat fleksibilitas BPM yang tinggi.

Arsitektur Proses Bisnis

Model proses bisnis merupakan komponen utama BPM dan bagian dari hierarki, sehingga perlu untuk memahami di mana proses ini berada dalam hierarki model operasional.

Tingkat hierarki yang berbeda bisa saja memerlukan pendekatan pemetaan yang berbeda sesuai untuk audiens utamanya, misalnya manajemen senior, operator, dan sebagainya.

Lebih jauh, penting juga untuk mencapai konsistensi di seluruh organisasi yang dapat dicapai melalui standar pemetaan proses yang ketat dan terkendali di seluruh organisasi.

Tahapan Business Process Management

1. Desain – Penyusunan desain teoritis yang tepat dan efisien, identifikasi proses yang ada, mendesain proses yang harus dilakukan.
2. Pemodelan – Pengenalan varian dengan rancangan proses teoritis untuk menentukan bagaimana keadaan yang berbeda dapat mempengaruhi suatu proses.
3. Eksekusi – Pelaksanaan suatu proses dengan kombinasi aktivitas secara otomatis dan intervensi orang.
4. Monitoring – Pemantauan parameter kontrol, pelacakan proses, identifikasi dan verifikasi perbaikan.
5. Optimalisasi – Optimalisasi proses berdasarkan informasi kinerja proses yang diambil dari fase BPM sebelumnya.
6. Desain Ulang – Bila diperlukan, merekayasa ulang seluruh siklus proses ketika proses menjadi terlalu rumit atau tidak efisien, dan pengoptimalan tidak mengambil keluaran yang diinginkan.

BPM melihat proses sebagai aset penting bagi organisasi yang harus dipahami, dikelola, dan dikembangkan untuk memberikan produk dan layanan bernilai tambah kepada pelanggan.

Pendekatan BPM melibatkan evaluasi proses secara terus-menerus dan mencakup tindakan untuk memperbaiki keseluruhan arus proses, ini semua mengarah kepada siklus berkelanjutan untuk mengevaluasi dan memperbaiki organisasi.

Pendekatan ini sangat mirip dengan Total Quality Management (TQM) atau metode proses perbaikan terus-menerus, BPM juga mengklaim bahwa pendekatan ini dapat didukung atau dimungkinkan melalui teknologi.

Manfaat Penerapan Business Process Management

Diantara manfaat penerapan BPM adalah sbb:

• Memperbaiki semua aspek organisasi dengan kebutuhan pelanggan.
• Meningkatkan transparansi proses.
• Meningkatkan efisiensi bisnis.
• Memaksimalkan potensi karyawan secara maksimal.
• Meningkatkan kualitas produk.
• Mengurangi biaya.