8 Prinsip Manajemen Mutu

Prinsip-prinsip manajemen mutu yang fundamental mengenai, norma, aturan dan nilai-nilai yang diterima dan dapat digunakan sebagai dasar untuk manajemen mutu. Technical Committee 176 ( Quality Management and Quality Assuransce) merumuskan 8 Prinsip Manajemen Mutu ini sebagai dasar dalam merevisi standar ISO 9000:2000. 8 Prinsip Manajemen Mutu ini dapat digunakan sebagai kerangka kerja dan pedoman peningkatan organisasi.

Prinsip 1 : Fokus pada pelanggan

Perusahaan tergantung pada pelanggannya, maka harus mengerti apa keinginan pelanggan saat itu dan masa yang akan datang. Temui dan pahami apa keperluan pelanggan dan berusahalah memenuhi bahkan melebihi harapan-harapan pelanggan.

Penerapan Prinsip 1:

• Teliti dan pahami kebutuhan serta keinginan pelanggan.
• Pastikan bahwa sasaran organisasi sejalan dengan kebutuhan dan keinginan pelanggan.
• Komunikasikan kebutuhan dan keinginan pelanggan ke seluruh organisasi.
• Ukur tingkat kepuasan pelanggan kemudian ambil tindakan dari hasil pengukuran tersebut.
• Kelola hubungan secara sistematis dengan pelanggan.
• Buat keseimbangan pendekatan antara kepuasan pelanggan dengan pihak-pihak yang berkepentingan lainnya seperti: pemilik modal, karyawan, pemasok, masyarakat dan pemerintah.

Prinsip 2 : Kepemimpinan

Para pimpinan menetapkan / membangun kesatuan arah dan tujuan organisasi untuk menciptakan / memelihara lingkungan internal yang mendukung, sehingga SDM sepenuhnya berupaya dalam mencapai tujuan / sasaran-sasaran organisasi.

Penerapan khusus Prinsip 2:

• Ciptakan nilai kebersamaan, kejujuran dan model tugas yang etis pada semua tingkatan organisasi.
• Pertimbangkan kebutuhan semua pihak yang berkepentingan, termasuk pelanggan.
• Tetapkan dan berikan penjelasan mengenai visi organisasi ke depan agar setiap orang mengerti tujuan.
• Fasilitasi semua orang dengan sumberdaya yang diperlukan (misalnya: pelatihan yang sesuai dengan keperluan bidang pekerjaan), dan beri kebebasan untuk bertindak dengan penuh tanggung-jawab.
• Beri semangat dan pengakuan terhadap konstribusi setiap orang.
• Tentukan sasaran yang menantang dan sosialisasikan.

Prinsip 3 : Keterlibatan sumberdaya manusia

Sumberdaya manusia pada semua tingkatan adalah faktor penting dari suatu organisasi, keterlibatan sepenuhnya dari mereka memungkinkan kemampuan mereka digunakan untuk tujuan keuntungan organisasi.

Penerapan khusus Prinsip 3:

• Upayakan setiap orang memahami pentingnya konstribusi dan peran mereka.
• Berikan fasilitas agar setiap orang bebas berbagi pengetahuan / pengalaman dan berinovasi.
• Upayakan setiap orang mengetahui permasalahan kerja masing-masing dan termotivasi untuk menyelesaikannya.
• Ajak semua orang supaya melihat peluang untuk meningkatkan kompetensi, pengetahuan dan pengalaman mereka.
• Budayakan agar setiap orang secara terbuka mendiskusikan permasalahan.
• Upayakan setiap orang mengenali batasan kinerja serta lingkup tanggung-jawab mereka.

Prinsip 4 : Pendekatan proses

Hasil yang diupayakan tercapai dengan lebih efisien bila aktivitas dan sumber-sumber yang terkait diatur dengan baik sebagai sebuah alur proses.

Penerapan khusus Prinsip 4:

• Analisa dan ukur kunci kemampuan dan aktivitas-aktivitas.
• Secara sistematis menentukan aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
• Upayakan agar proses lebih efektif dan efisien.
• Identifikasi kunci aktivitas-aktivitas di dalam dan di antara fungsi-fungsi organisasi.
• Tekankan pada faktor-faktor seperti sumberdaya, metode dan material untuk memperbaiki kunci aktivitas pada organisasi.
• Hilangkan birokrasi, serta fungsi-fungsi organisasi yang tugasnya saling menumpuk.
• Evaluasi konsekuensi, resiko, dan dampak aktivitas pada pelanggan / pemasok ataupun pihak-pihak yang berkepentingan lainnya.

Prinsip 5 : Pendekatan sistem pada manajemen

Pengidentifikasian, pemahaman dan pengelolaan suatu sistem dari proses-proses yang saling terkait untuk menghasilkan perbaikan-perbaikan yang objektif pada perusahaan dengan efektif dan efisien.

Penerapan khusus Prinsip 5:

• Penyusunan sistem untuk mencapai sasaran organisasi dengan lebih efektif dan efisien.
• Berikan pemahaman yang baik pada tugas-tugas / tanggung-jawab yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan bersama, serta mengurangi rintangan antar fungsional.
• Pahami keadaan saling ketergantungan diantara proses-proses pada sistem.
• Pendekatan struktur yang harmonis dan integrasi proses-proses, dengan tugas yang tidak saling tumpang tindih.
• Tentukan bagaimana aktivitas khusus dalam suatu sistem akan beroperasi.

Prinsip 6 : Perbaikan berkesinambungan

Perbaikan yang berkesinambungan harus menjadi pekerjaan yang tetap dari organisasi.

Penerapan khusus Prinsip 6:

• Laksanakan perbaikan yang berkelanjutan pada produk, proses dan sasaran sistem.
• Tetapkan tujuan dan sasaran sebagai pedoman, dan ukur pencapaian untuk perbaikan yang berkesinambungan.
• Laksanakan secara konsisten pendekatan organisasi untuk kelanjutan perbaikan dan pengembangan.
  Sediakan dan kirim SDM untuk pelatihan terhadap metoda dan alat perbaikan berkesinambungan.
• Beri penghargaan dan pengakuan terhadap perbaikan.

Prinsip 7 : Pendekatan faktual sebagai dasar pengambilan keputusan

Keputusan yang efektif adalah yang berdasarkan analisa data dan informasi.

Penerapan khusus Prinsip 7:

• Analisa data dan informasi dengan menggunakan metoda yang benar.
• Pastikan bahwa data dan informasi bersifat akurat dan dapat dipercaya.
• Sediakan data yang dapat diakses oleh yang pihak membutuhkan.
• Buat keputusan dan ambil tindakan berdasarkan fakta analisa, seimbang dengan pengalaman intuisi.

Prinsip 8 : Hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok

Perusahaan dan pemasok nya (supplier / vendor) merupakan hubungan yang saling membutuhkan. Mempunyai kerjasama yang saling menguntungkan akan menciptakan nilai keberhasilan karena meningkatkan kemampuan kedua belah pihak.

Penerapan khusus Prinsip 8:

• Identifikasi dan pilih kunci para pemasok.
  Susun pengembangan bersama, untuk kelenturan dan kecepatan merespon perubahan kebutuhan pasar.
• Tetapkan hubungan yang seimbang antara keuntungan jangka pendek dengan mempertimbangkan keuntungan jangka panjang.
• Sinergikan keahlian dan sumberdaya secara berpasangan dengan pemasok.
• Berikan semangat, dorongan dan penghargaan atas peningkatan dan prestasi pemasok.

Kesimpulan

8 Prinsip Manajemen Mutu ini membentuk dasar konseptual untuk Sistem Manajemen Mutu dan berfungsi sebagai dasar untuk Good Manufacturing Practices (GMP), Good Practices Clinical (GCP), dan Good Laboratory Practices (GLP) yang dibutuhkan oleh sebagian besar badan pengawas pemerintah. 8 Prinsip Manajemen Mutu ini tidak hanya menjadi tulang punggung Sistem Manajemen Mutu namun juga baik untuk dimasukkan ke dalam praktek di sebuah perusahaan.

Standarisasi pendekatan manajemen berbasis akan mengendalikan perbaikan secara global dan memberikan keunggulan proses sekurangnya untuk 10 tahun ke depan. 8 Prinsip Manajemen Mutu ini tidak terdaftar dalam urutan prioritas tergantung kepada kepentingan dari masing-masing organisasi, prinsip ini akan bervariasi dari organisasi ke organisasi dan dapat diharapkan untuk berubah seiring waktu.