logo isokonsultindo
  • (021) 2988 8461
  • 0853 2029 8403
  • admin@isokonsultindo.com

Produk

ISO 15489

  • by Admin

ISO 15489 adalah Standar Internasional dan Laporan Teknis yang memberikan panduan dan petunjuk lebih lanjut tentang konsep, teknik, dan praktik untuk membuat, menangkap, dan mengelola catatan. ISO 15489 menetapkan konsep dan prinsip inti untuk pembuatan, pengambilan, dan pengelolaan catatan.

Catatan dan Pengelolaan Catatan

Rekaman atau catatan adalah bukti aktivitas bisnis dan aset informasi yang dapat dibedakan dari aset informasi lainnya sebagai bukti dalam transaksi bisnis dan oleh karena ketergantungannya terhadap metadata. Metadata untuk catatan digunakan untuk menunjukkan dan mempertahankan konteks serta menerapkan peraturan yang sesuai untuk mengelola catatan. Mengelola catatan meliputi hal-hal berikut:

  • Membuat dan merekam catatan untuk memenuhi persyaratan untuk bukti aktivitas bisnis;
  • Mengambil tindakan yang tepat untuk melindungi keaslian, keandalan, integritas, dan penggunaannya sebagai konteks bisnis dan persyaratan untuk perubahan manajemen dari waktu ke waktu.

  • Referensi untuk "Aktivitas Bisnis" dalam bagian ISO 15489 ditafsirkan secara luas untuk mengartikan aktivitas yang mendukung tujuan keberadaan organisasi. Fungsi, aktivitas, transaksi dan proses kerja merupakan representasi bentuk khusus dari "Aktivitas Bisnis" dan didefinisikan dalam Klausul 3.

    Semakin banyak catatan dibuat dan disimpan dalam data digital, semakin banyak memberikan peluang untuk jenis penggunaannya. Rekaman digital memungkinkan fleksibilitas yang lebih besar dalam penerapan kontrol catatan, di dalam dan di antara sistem yang mengelola catatan.

    Mengubah model bisnis akan memperluas tanggung jawab pengarsipan dan membutuhkan catatan yang profesional untuk memahami dan memenuhi berbagai kebutuhan Stakeholder internal maupun eksternal. Hal Ini dapat mencakup peningkatan ekspektasi transparansi pengambilan keputusan dari perusahaan, pemerintah, masyarakat umum, pelanggan, pengguna layanan, subjek catatan, dan lainnya yang berkepentingan dengan bagaimana catatan dibuat, ditangkap, dan dikelola.

    Dalam ISO 15489, frasa "Penciptaan, Penangkapan dan Manajemen" digunakan untuk meringkas pengelolaan catatan secara keseluruhan, termasuk tindakan penerimaan catatan dan berbagai proses rekaman yang dijelaskan dalam bagian ISO 15489. Dengan mempertimbangkan faktor-faktor tersebut, bagian ISO 15489 ini telah dikembangkan sebagai berikut:

  • Peran catatan sebagai pendukung kegiatan bisnis dan aset informasi;
  • Meningkatkan kesempatan untuk penggunaan dan penggunaan kembali arsip di lingkungan digital;
  • Sistem dan aturan untuk pembuatan, pengambilan dan pengelolaan catatan yang perlu diperluas melampaui batasan organisasi, seperti di lingkungan kerja kolaboratif dan multi-yurisdiksi;
  • Mencatat kontrol yang dapat terlepas dari komponen lain dari sistem perekaman;
  • Pentingnya analisis ulang terhadap aktivitas bisnis dan konteks untuk mengidentifikasi catatan apa yang perlu dibuat dan ditangkap, dan bagaimana catatan harus dikelola dari waktu ke waktu;
  • Pentingnya manajemen risiko dalam merancang strategi untuk mengelola catatan dan pengelolaan catatan sebagai strategi manajemen risiko itu sendiri.

  • Konsep dan prinsip dari bagian ISO 15489 berlaku di berbagai lingkungan bisnis dan teknologi, lingkungan ini dapat memerlukan pendekatan yang berbeda untuk pelaksanaan kontrol catatan, proses dan sistem. ISO 15489 tidak dimaksudkan untuk memberikan saran penerapan yang terperinci untuk lingkungan tertentu di mana catatan dibuat, ditangkap, dan dikelola. Sebaliknya, ISO 15489 mendefinisikan konsep-konsep kunci dan menetapkan prinsip-prinsip dimana pengendalian catatan, proses dan sistem untuk mengelola catatan dapat dikembangkan di lingkungan apa pun. Saran tentang desain dan pelaksanaan kontrol, proses dan sistem untuk mengelola catatan dalam lingkungan yang berbeda  dibahas di dalam Standar Internasional dan Laporan Teknis lainnya.

    Manfaat Penerapan ISO 15489

    ISO 15489 memastikan bahwa bukti bisnis yang sah dibuat, ditangkap, dikelola, dan dapat diakses oleh mereka yang membutuhkannya selama diperlukan. Pendekatan terhadap pembuatan, pengambilan, dan pengelolaan catatan berdasarkan konsep dan prinsip  ISO 15489 memungkinkan hal berikut:

  • Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas;
  • Pembentukan kebijakan yang efektif;
  • Menginformasikan pengambilan keputusan;
  • Manajemen risiko bisnis;
  • Kontinuitas dalam kejadian bencana;
  • Perlindungan hak dan kewajiban organisasi dan individu;
  • Perlindungan dan dukungan dalam litigasi;
  • Kepatuhan terhadap undang-undang dan peraturan;
  • Meningkatkan kemampuan untuk menunjukkan tanggung jawab perusahaan, termasuk memenuhi tujuan keberlanjutan;
  • Pengurangan biaya melalui efisiensi bisnis yang lebih besar;
  • Perlindungan kekayaan intelektual.

  • Anda berniat menerapkan ISO 15489 pada perusahaan atau organisasi anda? silahkan segera hubungi kami. Untuk mendapatkan informasi selengkapnya klik disini.